De functie van de huismeester
Wij zien een huismeester als iemand die zelfstandig werkzaamheden verricht zodat bewoners of gebouwgebruikers in een veilige, ordelijke/representatieve en kwalitatief goede omgeving wonen of werken. Hieronder geven wij een globaal overzicht van het mogelijke takenpakket weer. Uiteraard bespreken wij de daadwerkelijke taakinhoud, zodat wij tot een volledig taakomschrijving komen.
De huismeester is in onze opinie verantwoordelijk voor de volgende zaken:
- Aanspreekpunt voor de bewoners / gebouwgebruikers. Zowel voor vragen, als voor het geven van informatie. Indien een vraag niet onder het takenpakket of het kunnen van de huismeester valt, helpt de huismeester de bewoner / gebouwgebruiker verder door de persoon door te sturen naar de juiste partij.
- Klein onderhoud en reparatie aan de gebouwen, zowel preventief als het verhelpen van defecten en storingen (zoals vervangen van lampen / zekeringen, het blader-/sneeuwvrij maken van de entrees, controleren van hang- en sluitwerk / dakventilatoren / hydrofoor).
- Het signaleren en doorgeven van werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden door derden (zoals verzakkingen van het trottoir, graffiti, grote technische gebreken, storingen van de lift, wateroverlast / lekkage en dergelijke).
- Het uitvoeren van controlerondes in de gemeenschappelijke ruimten en het buitenterrein behorende bij het gebouw.
- Controleren van de schoonmaakdienstverlening (worden de werkzaamheden uitgevoerd en worden deze op de juiste wijze uitgevoerd).
- Toezien op de veiligheid (inclusief het aanspreken van onbevoegde personen in en rond het gebouw), naleving van de huisregels door de bewoners en gebruikers en bemiddelen bij eventuele conflictsituaties. Uiteraard wordt de eigen veiligheid in acht genomen en wordt een derde partij – zoals woningbouwvereniging of in het ergste geval de politie – erbij betrokken indien de zaak escaleert.
- Ontvangen en begeleiden van andere partijen bij incidentele algemene werkzaamheden aan bijvoorbeeld riool, leidingen, technische installatie, lift, dak of gevel. De huismeester verleent toegang aan de ruimten die hierbij nodig zijn en draagt zorg voor het weer afsluiten van de ruimten. Hij controleert of de ruimten netjes opgeleverd worden. Desgewenst kunnen de werkzaamheden opgeleverd worden bij de huismeester en tekent hij de werkbon af.
- Bij calamiteiten biedt de huismeester hulp en schakelt daarbij indien nodig externe hulp in. In geval van overlast zal de huismeester contact hebben met de buurtregisseur en/of wijkagent.
- Regelmatige rapportage van de uitgevoerde werkzaamheden.
- Eventueel sleutelbeheer van de algemene ruimten.
- Verwijderen van naamplaatjes van bewoners die verhuisd zijn (bijvoorbeeld door deze tijdelijk om te draaien), het bestellen en ophangen van nieuwe naamplaatjes.
De definitieve taakindeling leggen wij vast in zogenaamde werkomschrijvingen voor de huismeesters.
Eisen aan de huismeester
Een huismeester moet proactief handelen, een signalerend vermogen hebben en initiatieven nemen. Hij moet werkzaamheden verrichten, maar ook communicatief onderlegd zijn in het contact naar de bewoners, derden en opdrachtgever. Van hem wordt verwacht dat hij een terugkoppeling geeft aan de ‘melder’ en vragen wij een bepaalde mate van schriftelijke verslaglegging in het logboek en input tijdens periodieke overleggen. Tot slot heeft de huismeester een controlerende functie: niet alleen op onbevoegden en of bewoners / gebouwgebruikers zich aan de regels houden, maar (eventueel) ook op de uitvoer van schoonmaakwerkzaamheden en werkzaamheden door derden. Bij het aantrekken van nieuwe huismeesters letten wij op deze functie eisen.
Training van de huismeester
Onze medewerkers worden niet alleen getraind op het deskundig uitvoeren van de werkzaamheden, maar ook op klantgerichtheid, flexibiliteit, signalerend vermogen en proactiviteit. Vooraf aan de start van het contract krijgen de huismeesters een verplichte basisinstructie, waarin de volgende onderwerpen worden behandeld:
- Een korte omschrijving van de organisatie waar ze worden tewerkgesteld met de gestelde wensen en eisen, de gewenste omgang met gebouwgebruikers (positieve werkhouding, verantwoordelijkheid, gastvrijheid, vriendelijk, flexibel, pro actief, dienstverlenend, servicegericht, luisteren naar de klant, nakomen afspraken, groeten, dragen van de uitgereikte werkkleding, persoonlijke verzorging en voorkomend uiterlijk).
- Het toelichten van de (huis)regels en de communicatievormen.
- Veiligheid en gezondheid: het geven van werkinstructies zodat werkzaamheden op een veilige en juiste wijze worden uitgevoerd.
- Taakomschrijving en gedetailleerde stapsgewijze leidraad voor het werkprogramma.
- Het belang van het ontwikkelen en het gebruik van het facilitair zintuig* (signalerend vermogen, zie hieronder).
Communicatie voor en met de huismeesters
Wij stellen voor om een digitaal systeem in te stellen, zodat vragen, klachten en mankementen van bewoners / gebouwgebruikers hier in gemeld kunnen worden. Bijvoorbeeld door het sturen van een email. Maar ook telefonisch is de huismeester bereikbaar. De huismeester is verantwoordelijk voor het up to date houden van dit digitale systeem. Naast het melden, worden genomen acties vermeld en de melding afgemeld indien de kwestie is opgelost. De huismeester stelt de melder in kennis van de genomen actie. Naast het digitaal registreren van vragen, klachten en mankementen is de huismeester uiteraard ook mobiel bereikbaar.
Daarnaast stellen wij voor om de bewoners te informeren op welke wijze de huismeester bereikbaar is. Bijvoorbeeld door een mailing, maar ook door het ophangen van een informatiefolder in de algemene ruimte.
